Waaxda Dhaqanka iyo Arrimaha Bulshada
Waaxda Kaydka iyo Maareynta Dukumiintiyada waa tiirka ugu muhiimsan ee ilaalinta xogta iyo dukumiintiyada Wasaaradda:
1. Waaxdaan waxay hubisaa in dhammaan dukumiintiyada soo gala iyo kuwa ka baxa hay’addu si nidaamsan loo diiwaangeliyo, loo kaydiyo, loona maareeyo si loo helo hufnaan, isla xisaabtan iyo raad-raac sax ah. Kaydkaasi wuxuu ka kooban yahay dukumiintiyo sharci, xogo muhiim u ah dalkaan iyo taariikhi ah, kuwaas oo loo isticmaali karo go’aan qaadashada, cilmi-baarista, iyo ilaalinta dhaxalka Wasaaradda. Sidoo kale Waaxdaan waxay door muhiim ah ka ciyaartaa:-
2. Ilaalinta, habeynta, kaydinta, iyo helidda diiwaannada iyo dukumentiyada rasmiga ah ee Wasaaradda, Hay`adaha hoos yimaada iyo D/Goboleedyada.
3. Waaxda waxaa ay si dhow ula shaqaysaaa dowlad goboleedyada ayadoo leh system balaaran oo ay kuso gudbiyaan shaqo kasta oo wasaaradda ugu baahan yihiin sida dalbashada passports (Service iyo diplomatic) Dal ku gallada madaxda & shaqaalaha Dowlad goboleedyadda.
4. Waaxdan waxay leedahay nidaam casri ah oo casri ah (E-Governance System) kaasoo ay wada isticmaalaan Dowlad-goboleedyada dalka, Wasaaradda Arrimaha Gudaha iyo Wasaaradda Arrimaha Dibadda Soomaaliya, Nidaamkan wuxuu sahlayaa in dukumiintiyada si habsami leh loo helo loona maareeyo, Hanaankaan isagoo hubinaya hufnaan iyo isla xisaabtan. Waaxdu waxay ahayd mid ka mid ah waaxyaha wasaaradda ee ugu isticmaalka badan nidaamka E-Governance, taasoo kor u qaadday waxtarka iyo hufnaanta howlaha Wasaaradda
5. Waaxdani waxay gacanta ku haysaa kaydkii Dowladda Dhexe iyo wixii dukumiinti ah ee ka dambeeyay, taasoo ka dhigaysa maktabad weyn oo xusuus qaran ah oo ay leedahay Waaxda Xasuus-dhowrka ee Wasaaradda.
6. Wasaaraddu waxay leedahay keyd weyn oo dukumiintiyo ah, taasoo ka dhigaysa Waaxda Kaydka iyo Maareynta Dukumiintiyada (Archive) mid muhiimad gaar ah leh Wasaaradda ,Keydkan wuxuu ilaaliyaa dukumiintiyo sharciyo, xogo kala duwan iyo taariikhi ah, iyadoo loo adeegsan karo sidii il dhaxal taariikheed, caddeyn sharci iyo taageero go’aan qaadasho.
7. Waaxdani waxay sidoo kale leedahay system casri ah oo lagu keydiyay dukumiintii hore iyada oo u rogtay qaab dhijitaal ah (Digital Archive) si casri ah loogu kaydiyo dukumiintiyadii hore.
8. Ilaalinta iyo badbaadinta dukumiintiyada: Kaydka dhijitaalka ah ee wasaaradda wuxuu hubiyaa in dukumiintiyada muhiimka ah aanay lumin ama burburin,Tani waxay ka dhigaysaa xogta mid joogto ah oo mustaqbalka jiilasha dambe ay si ammaan ah uga faa’iideysan karaan, isla markaana kor u qaadaysa hufnaanta Wasaaradda.
9. Helitaanka degdegga hadii loo baahdo documents: Dukumiintiyada dhijitaalka ah waxaa si fudud looga heli karaa meel kasta iyo waqti kasta, taasoo ka dhigaysa in shaqaalaha, maamulka iyo go’aan-qaadayaasha ay si dhakhso leh u helaan xogta ay u baahan yihiin. Tani waxay fududeysaa habka go’aan qaadashada, cilmi-baarista, isla xisaabtanka iyo hufnaanta howlaha maalinlaha ah ee hay’adaha, iyadoon loo baahnayn raadinta dukumiintiyada jireed ee waqti badan qaata.
10. Taariikh iyo dhaxal la keydiyo: Kaydka dhijitaalka ah ee wasaaradda wuxuu ilaalinayaa taariikhda iyo dhaxalka Wasaaradda iyo qaranka, isagoo ka dhigaya xogtaas mid si sahlan loo kaydin karo loona baari karo. Jiilasha dambe waxay ka faa’iideysan karaan si ay u fahmaan horumarka, caqabadaha iyo dhacdooyinkii hore, taasoo kor u qaadaysa aqoonta, cilmibaarista iyo fahamka bulshada ee taariikhda iyo horumarka qaranka.
11. Shaqooyinka Waaxdan waxaa ka mid ah in ay soo maraan dhammaan dukumiintiyada soo gala iyo kuwa ka baxa Wasaaradda, maadaama ay tahay kaydkii rasmiga ahaa ee Wasaaradda. Tani waxay hubisaa in dukumiintiyada la diiwaangeliyo, la habeeyo, Protocol Number lasiiyo, lana ilaaliyo si nidaamsan, taasoo ka caawisa Wasaaradda in uu yeesho hufnaan, isla xisaabtan iyo raad-raac sax ah.
12. Waaxdu Waxay taageertaa hufnaanta, isla xisaabtanka, iyo go’aanqaadasho sax ah iyada oo la heli karo xog sugan oo la isku halayn karo.